En otro ámbito, Dirección de Personal ha sido clave en la mantención de todos los procesos en forma íntegra, desde el pago de remuneraciones, los concursos internos y externos, sean académicos o administrativos, hasta la continuidad del proceso de Evaluación Académica y la atención de Bienestar. También se han mantenido en modalidad virtual las tareas relacionadas con la ejecución de Becas y Convenios con trabajadores, relación con Sindicatos y Comités Paritarios; Capacitación virtual del personal (a través de la Plataforma UdeC Capacita) en relación con medidas de protección por Covid y otras materias, y la relación con la ACHS y el Policlínico UdeC ante situaciones que lo ameriten. En este periodo de emergencia sanitaria, la DirPer ha asumido un rol de liderazgo en iniciativas de protección por Covid y otras materias relacionadas, a través de su participación en entidades institucionales como la Unidad de Apoyo Psicosocial al Personal Universitario y el Comité de Crisis de la Universidad, este último liderado por la Dirección de Servicios.

Del mismo modo, para mantener la Universidad operativa, preservando su valor, se ha requerido el desarrollo de ciertas acciones a cargo de la Dirección de Servicios, en diversas materias como seguridad. Aunque la dotación de guardias se ha visto fuertemente afectada por las restricciones de edad y salud, este personal ha aportado en la supervisión de la seguridad en los espacios universitarios. En materias se aseo y mantención de parques y jardines, si bien las visitas al campus han disminuido, se han establecido turnos para el aseo de los espacios públicos, por razones sanitarias. Así también, se mantienen las áreas verdes, pues no realizarlo implica su deterioro. En tanto, la Unidad de Mantención ha estado trabajando permanentemente para mantener operativas las redes de servicios básicos en los espacios públicos y en las dependencias, donde aún se desarrollan algunas tareas esenciales. Una tarea clave durante esta pandemia ha sido la focalización de las compras hacia insumos orientados a la prevención del contagio de Covid 19 entre los trabajadores, tales como mascarillas, alcohol gel, jabón y otros, particularmente para aquellas unidades que siguen operando.

Hubo también que tomar medidas relacionadas con la contingencia de la crisis sanitaria y evitar un potencial impacto en las matrículas y la morosidad de los estudiantes de la Universidad de Concepción, y una caída esperada en los ingresos por proyectos, asistencia técnica y actividad comercial. Frente a este panorama, se tomaron medidas tanto en el ámbito académico como económico destinadas a mitigar los efectos de la contingencia. En efecto, medidas como la entrega de becas de conectividad y préstamo de equipamiento a los estudiantes que no tuvieran acceso a un equipo y/o una conexión adecuada para el seguimiento de las clases a distancia, junto con la contratación de 31.000 licencias de CANVAS, permitieron operar a la Universidad completa en la modalidad a distancia. Además, se realizó orientación a los estudiantes que tuvieron efectos en sus ingresos familiares producto de la pandemia, de manera que pudieran acceder a beneficios como el fondo solidario y becas, o pudieran revisar su programación de pagos, de manera de que reducir el riesgo de suspensiones por razones económicas. Respecto de medidas económicas, se ajustaron los presupuestos de proyectos, asistencia técnica y actividad comercial de acuerdo con las expectativas financieras asociadas con la pandemia, ajustar la liberación del presupuesto a solo un 70% del total, de manera de aprovechar los ahorros que se pudieran generar producto de la emergencia sanitaria y, al mismo tiempo, restringir los gastos no indispensables. Todas estas medidas permitieron menores niveles de deserción y un mayor cumplimiento de las obligaciones financiera de los estudiantes, lo que mitigó las caídas esperadas de los ingresos por matrícula; mientras que la caída en la generación de ingresos propios fue mitigada con la reducción de los gastos operacionales y variables de remuneraciones, lo que permitió el cumplimiento de los compromisos financieros de equilibrio operacional y EBITDA con la Corporación.

La inversión y la adecuada selección de iniciativas que agreguen valor neto a la institución es una estrategia clave para propiciar el desarrollo institucional, más aún en un contexto de recursos escasos. Sin embargo, la Universidad se encontraba muy retrasada en su capacidad de ser una adecuada contraparte para la evaluación de las diferentes alternativas. Esto determinaba que se ejecutaran varias iniciativas que no tenían un valor neto institucional, comprometiendo las posibilidades futuras de cubrir los financiamientos que se habían requerido para su implementación, o se ejecutaran iniciativas que no identificaban adecuadamente los costos, materializándose con necesidades de recursos mayores que las que habían sido identificadas durante su etapa de evaluación y aprobación.

Por ello, como parte de los procesos de mejora de procedimientos de la Universidad de Concepción, se ha propuesto un modelo para evaluación económica de proyectos, orientado a la revisión de las propuestas de proyectos de infraestructura, modificación de malla, creación de nuevas carreras, postgrados, etc. El modelo desarrollado tiene como finalidad identificar con más precisión y claridad los costos y beneficios de las propuestas que requieren financiamiento de la Universidad, de manera de buscar una adecuada asignación de los recursos, reducir riesgos futuros, alinearlos con los objetivos estratégicos de la Universidad y poder realizar posteriormente un seguimiento estructurado de los impactos identificados para cada uno de ellos. El sistema ya se encuentra establecido y se ha aplicado con éxito para evaluar y proveer de retroalimentación a varias iniciativas implementadas: creación de carreras y programas de pregrado y postgrado, creación de unidades, modificaciones curriculares, elección de la plataforma de aprendizaje (LMS) y plataformas para educación a distancia, votación electrónica, centro de simulación, dirección de educación continua, entre otros.

Actualmente los estados financieros son analizados y auditados, a partir de ellos se puede obtener información estratégica que permite un seguimiento de la evolución institucional y de las unidades que lo componen. Se ha pasado del enfoque de la contabilidad a la auditoría, en el cual no solo se puede disponer de datos específicos, sino que efectivamente realizar análisis e interactuar con las reparticiones de forma más estratégica. Por ello, desde el punto de vista de la planificación presupuestaria estamos buscando transitar desde los presupuestos de operación basados en recursos históricos a presupuestos basados en necesidades de operación y planeación estratégica de las diferentes reparticiones, desde la cual desemboquen las necesidades de operación y de inversión.

A mediados de 2019, se creó un Área de Contratos Corporativo con la finalidad de analizar, confeccionar, ejecutar y administrar los contratos corporativos de bienes y servicios, maximizando el rendimiento operativo, comercial y financiero de la Corporación, basándose en la visión institucional. El objetivo persigue que se transforme en una unidad especializada que pueda establecer estos procedimientos, e incluso pueda administrar estos contratos, supervisando y vigilando que aquellos compromisos que adquirieron las empresas se estén cumpliendo. Dada la magnitud de la Universidad, que requiere una cantidad importante de servicios, se identificaron uno o más proveedores que pueden brindar estos servicios. Así, se establece un proceso que permite elegir al mejor oferente, pero además un proceso que sea transparente y que mitigue los riesgos asociados con la selección de este oferente. Asimismo, aprovechando la economía de escala de la Universidad y la Corporación, se ha trabajado en una iniciativa que consiste en la suscripción de algunos contratos corporativos, lo que implica el desarrollo de un proceso para –primero- identificar dónde se podrían realizar estas suscripciones de contratos y –posteriormente- establecer los procesos de licitación transparentes y abiertos, y que permitan que varias empresas concursen en la adjudicación de estos contratos. A modo de ejemplo: la licitación de servicios de alimentación, los servicios para las votaciones electrónicas, ciertos servicios tecnológicos que contrata la DTI, seguros Covid, el servicio de fotocopiado, mientras se continúa avanzando con los servicios de viajes, tanto de vuelos, como contrataciones de hoteles, insumos de oficina, de personal y de transporte en general.

Finalmente, un aspecto trascendente dentro del mejoramiento de la gestión tiene que ver con la implementación del Modelo de Prevención del Delito en la Universidad y el resto de la Corporación, lo que implica la incorporación de cláusulas en ciertos contratos, revisión de algunos procedimientos para reducir los riesgos asociado con este contexto, entre otros aspectos. El modelo apunta a mitigar los riesgos de que integrantes de la Corporación o de la Universidad puedan realizar negocios o adoptar acciones y que a través de ellas puedan implicar responsabilidades penales para la Corporación en su conjunto. Por lo anterior, desde el año pasado, existe un ajuste en los procedimientos y en los contratos que se suscriben, en los cuales se exige agregar cláusulas en que se reconoce que algunas de las partes involucradas tienen, por ejemplo, negocios específicos.

Así, por ejemplo, el Proyecto de Modernización de la Gestión Financiera (MGF) constituye un proyecto institucional orientado a generar un cambio en la gestión financiera y contable de la Universidad, a partir de la incorporación de las mejores prácticas, incluyendo la implementación de SAP como back office en la Universidad de Concepción. Este proyecto tuvo como objetivo mejorar los procesos económicos y financieros de la Universidad, administrar esta información en una única fuente de datos y en tiempo real, disponer de reportería estratégica para la toma de decisiones, trazabilidad en las operaciones y oposición de funciones, muy importante para dar condiciones de transparencia a la gestión financiera de la Universidad. Si bien el proyecto se impulsa el año 2018, es el 8 de enero de 2020 cuando se inician las operaciones de SAP en toda la Universidad. La disponibilidad de este sistema integrado, y el ordenamiento de reportes estratégicos, apoyó la gestión financiera durante el año 2020, tanto para cautelar su sostenibilidad institucional, como para reaccionar adecuadamente ante los efectos del COVID. Entre los beneficios de esta implementación, se cuentan la generación de un maestro único de materiales, la centralización de los pagos reduciendo a menos del 1% la operación a través de cheques, la disposición de reportes estratégicos y la generación de un proceso presupuestario ordenado en la institución.

Respecto de las plataformas institucionales para enseñanza-aprendizaje en el pre y postgrado, luego de un proceso de evaluación técnica de implemento el sistema LMS institucional CANVAS, el cual contempló las etapas de parametrización de la plataforma, el desarrollo de los mecanismos de integración de sistemas de información local (SAC en pregrado y Gradvs en postgrado) para la estructuración automática de las asignaturas, la integración de un mecanismo de autenticación con usuarios locales mediante las cuentas de Office 365 y la integración mediante herramientas de comunicación (Microsoft Teams). La implementación de Microsoft Teams tuvo como objetivo apoyar la labor docente y más adelante a toda la comunidad universitaria a través de una herramienta de comunicación y colaboración que permitiera la continuidad de las actividades a distancia producto del estallido social, primero, y la pandemia, posteriormente. Ello implicó inicialmente la creación de más de mil 500 cuentas para los docentes, 21.900 para alumnos y la configuración de 4.392 asignaturas como equipos de Teams. También la implementación de una mesa de ayuda con un número y correo electrónico dedicado a resolver dudas, la generación de material de apoyo (videos tutoriales) para los docentes y en jornadas de capacitación y talleres prácticos para los 3 campus, en los que participaron alrededor de 400 profesores. Todas estas medidas e iniciativas fueron decisivas para la adaptación a la modalidad de docencia y trabajo no presencial.

A su vez, desde la Dirección de Tecnologías de la Información (DTI) se implementó la firma electrónica académica, proyecto que permitió optimizar el proceso de generación de actas, que consistía en el traspaso de las calificaciones finales desde INFODA al Sistema de Administración Curricular (SAC). Los principales beneficios de esta medida radican en una importante reducción en el tiempo que los docentes debían dedicar a esta labor administrativa, disminuyendo el tiempo de ejecución del proceso, eliminando el uso del papel y almacenamiento físico, facilitando también la realización de auditorías, generación de métricas y el acceso a las actas archivadas, ente otros.

Además, se implementó la emisión de otros documentos de uso frecuente con firma electrónica avanzada como el Certificado Académico, el Avance de Asignaturas y el Certificado CONICYT. Durante el 1 de enero del 2020 y el 31 de enero del 2021 se han emitido más de 9.000 documentos.

Así también, en un trabajo integrado con la División de Apoyo Financiero al Estudiante (DAFE), DTI desarrolló dos iniciativas. En la primera, una aplicación web que permite el pago fácil de cualquier deuda de un estudiante mediante el empleo de tarjetas vía WebPay, con la particularidad de que es una aplicación responsiva, es decir, se ajusta para ser usado desde cualquier dispositivo móvil; ello permitió que durante el año 2020 haya habido más de 20.000 transacciones. En la segunda iniciativa, se desarrolló la renovación de las aplicaciones utilizadas para consultar deudas del fondo solidario, matrícula y otros para convertirlas en una oficina virtual que permite al estudiante consultar cualquier deuda, realizar pagos y declarar ingresos. Posee una versión Web y Móvil. Durante el año 2020 hubo más de 14.000 transacciones que se tradujeron en una recaudación de $3MM. Por último, en coordinación entre la Dirección de Postgrado y DTI, en junio del 2019, entró en funciones un nuevo sistema de gestión académica, GRADVS, para programas de postgrado (Magister y Doctorado) que reemplazó al antiguo SIGRA que databa del año 2004. El sistema mejora los procesos a los usuarios habituales, directores de programa y personal administrativo, sumando recursos y permitiendo el acceso directo de académicos y estudiantes para acciones definidas acorde al tipo de usuario. La plataforma, que dispone también de un acceso web, permite la digitalización total o parcial de muchas de las gestiones que se desarrollan en postgrado; entre estas, los procesos de inscripción de asignaturas, solicitudes para fines diversos, acreditación de académicos y registro de información curricular. Su puesta en marcha aumentó la eficiencia de los procesos, permitiendo el trabajo a distancia, y la generación de una base de datos integrada con otras plataformas de administración universitaria.

Finalmente, otra iniciativa de operación virtual del trabajo de la UdeC es el Sistema de Gestión de Planes, una herramienta digital creada en el año 2013, reestructurada en 2016, y que permite registrar los planes definidos por las distintas unidades y facilitar el seguimiento de las acciones comprometidas para sus logros. Surge como una necesidad de la Dirección de Docencia que había hecho un diagnóstico estratégico con todas las carreras de nuestra Casa de Estudios, tras lo cual cerca de 30 de ellas lograron tener planes de desarrollo, pero se requería una herramienta para su seguimiento. Hasta el año 2019, se utilizaba fundamentalmente para los planes de mejoramiento de las carreras y programas que pasaban por procesos de autoevaluación y acreditación. Durante el año 2018 se hizo un ejercicio de alineación de los planes institucionales: PEI y compromisos de acreditación institucional, así como el programa de gestión de esta Rectoría. A partir de 2019, se pusieron en este sistema los compromisos de acreditación institucional, los objetivos e indicadores que se derivan del PEI 2016-2020 y del programa de Rectoría, y se capacitó a las y los directivos universitarios en su uso, lo que ha permitido llevar a cabo el seguimiento de dichos compromisos para los períodos 2019 y 2020. En la actualidad, se está trabajando en una evaluación del Sistema para realizar mejoras o para reemplazarlo por otra herramienta de seguimiento.

Por otra parte, en forma continua, también desde la VRID, se realiza un mejoramiento permanente del Sistema de Información VRID (SIVRID), el que alimenta los sistemas de SCAN, incentivo a publicaciones y Bussiness Intelligence, a los cuales las distintas reparticiones pueden tener acceso. La información incluye publicaciones y proyectos de investigación. En la misma línea, durante el año 2020, y en la idea de ir virtualizando los procesos que son posibles, se desarrolló un sistema que permite la solicitud de incentivos a publicaciones en línea, aunque todavía la solicitud no se halla integrada con el pago que aún se realiza a través de Tesorería en los sueldos de académicos; sin embargo, se proyecta separar los módulos de solicitud de incentivo y pago 2021. Dos medidas más también buscan generar eficiencia en procesos relacionados con investigación como lo es el apoyo económico a publicaciones WOS Q1 y apoyar e incentivar presentación de artículos en revistas internacionales. Ambos procedimientos se encuentran funcionando con el sistema de ventanilla abierta.

Por último, en una iniciativa que complementa los servicios que apoyan la investigación, en marzo de 2020, la Dirección de Biblioteca, la Dirección de Postgrado y la Dirección de Docencia coordinan y ofrecen el curso denominado Taller de competencias informacionales para la productividad científica, el cual se desarrolla en 4 sesiones de 3 horas cada una.

Los objetivos del taller fueron:

1. Organizar una estrategia de búsqueda de elementos y herramientas que pueden ayudarle a obtener mejores resultados en la recuperación de información.
2. Utilizar los recursos digitales disponibles a través de Bibliotecas UdeC y establecer criterios para evaluar los resultados y el tipo de información obtenido, conforme al nivel académico-científico requerido para una investigación.
3. Utilizar herramientas de apoyo que facilitan el proceso de investigación y comunicación.
4. Reconocer indicadores bibliométricos que le darán un mayor valor a la hora de publicar su investigación.

El medio de apoyo a la enseñanza utilizado fue la plataforma TEAMS, la que permitió crear los grupos y agendar las sesiones. La primera versión del taller se realizó en el mes de junio, recibiendo un total de 94 inscritos, hecho que motivó la división del grupo en dos secciones. La segunda versión de este taller se realizó a mediados de septiembre, con 199 inscritos y se incluyó una versión especial dirigida a estudiantes de especialidades de salud.

Las funciones de este Comité de Crisis han sido:

1. Identificar las áreas que continúan realizando actividad presencial o retomarán aquella.
2. Definir las acciones básicas necesarias para mantener la continuidad de las operaciones e identificar las funciones críticas para la operatividad.
3. Identificar y definir las orientaciones o recomendaciones de prevención asociadas con las diversas áreas que continúan realizando actividades presenciales.
4. Monitorear el cumplimiento de las disposiciones, recomendaciones y orientaciones, e implementar las medidas preventivas y/o correctivas necesarias.
5. Definir y asignar el personal encargado de implementar medidas administrativas, tales como solicitud de salvoconductos, y asegurar cumplimiento de medidas preventivas
6. Definir actividades de capacitación para los trabajadores, las trabajadoras y los estudiantes, en que se explique en que consiste la enfermedad COVID19, sus formas de transmisión, síntomas, medidas de prevención y medidas de control.
7. Definir mecanismos de difusión al personal de las medidas de prevención y de control.

En la misma idea de mantener la operatividad universitaria en pandemia, hubo dos iniciativas relevantes durante el año 2020. La primera fue la Campaña de Admisión UdeC 2021. Se trató de una campaña comunicacional dirigida a estudiantes de enseñanza media, potenciales postulantes a la Universidad de Concepción. Su desarrollo contempló la definición del concepto creativo Conocimiento que Transforma e identidad visual como bases para la subsiguiente ejecución de la Campaña de Admisión 2021, que contempló la realización de diversas actividades y productos.

1. Se elaboró un nuevo sitio web para el proceso, cuya URL es admision.udec.cl y que incluyó nuevas herramientas, contenidos e información más completa de las carreras de pregrado para los futuros postulantes a la Universidad.

1. Como parte de esta campaña, se realizaron también videos para redes sociales, los que fueron protagonizados por estudiantes UdeC e incluyeron información relevante para los postulantes, además de videos de presentación de la nueva web.
2. Charlas institucionales que alcanzaron a más de 10 mil estudiantes de enseñanza media.
3. Participación en Feria Encuentra, organizada por diario La Tercera.
4. Feria Puertas Abiertas 2020.
5. Spots audiovisuales Campaña Admisión 2021, que corresponde a una serie de 5 spots audiovisuales que se difundieron a través de TVU y redes sociales UdeC. a) Test de Aire Espirado, b) Programa Doble Check, c) Centro de Rehabilitación de Fauna Silvestre #UdeC, d) Aparato de asistencia ventilatoria #UdeC – Asmar, e) Apoyo #UdeC a la producción apícola.

La segunda actividad fue la Feria Puertas Abiertas 2020, hito que, tradicionalmente fue presencial, cumple con su primera versión cien por ciento en línea, la que se efectúa los días 26 y 27 de noviembre de 2020. Siguiendo la estructura de años anteriores, incluyó más de 25 stands en los que participaron las 20 facultades, los Campus Chillán y Los Ángeles, además de reparticiones orientadas al apoyo del estudiante, como Dirección de Servicios Estudiantiles (DISE), División Asistencia Financiera al Estudiante (DAFE), Centro de Apoyo al Desarrollo del Estudiante (CADE-PACE) y el Programa Interdisciplinario por la Inclusión (INCLUDEC-ARTIUC). Cada uno de los stands fue implementado con 2 videos de presentación, material PDF, links a sitios web y redes sociales específicos de cada repartición, además de chat atendido por los equipos respectivos.

En el marco de la Feria Puertas Abiertas 2020, se dictaron 30 charlas virtuales, a cargo de las facultades y reparticiones participantes y moderadas todas por monitores institucionales. También, se contó con una mesa central de atención y una zona social, ambos espacios atendidos por los monitores/as institucionales. En total, 35 monitores (estudiantes UdeC) participaron de las actividades ya descritas, cumpliendo una exitosa experiencia. En total, se realizaron 136 charlas, de las cuales 41 se enfocaron en becas y beneficios, 31 en ingresos especiales a la UdeC, 27 charlas institucionales, además de tener participación en cuatro mesas redondas de presentación de Universidades. Más de diez mil estudiantes fueron contactados en las actividades, 5.342 de ellos en las charlas virtuales, 1.170 en la Feria Encuentra y más de 4 mil en la Feria Puertas Abiertas. Asimismo, un total de 98 establecimientos de educación secundaria participaron de las actividades: 35 municipales, 31 particulares subvencionados, 23 particulares. Los 9 restantes corresponden a instituciones que organizaron eventos de mayor envergadura como la Feria Rotary de Curicó, Preuniversitarios, Feria Red Ñuble, Vive la Ingeniería, en los cuales participaron diversos colegios y/o alumnos de manera independiente.

Este cambio permitió sentar las bases para desarrollar varios proyectos, como una restructuración del contenido del portal Web de Bibliotecas UdeC durante el 2020, poniendo énfasis en el acceso a los recursos a texto completo, incorporando para ello pictogramas que remplazaron los enlaces contextuales, a fin de asociar el concepto requerido a los recursos que se desean explorar. Así también, a partir de marzo 2020, la plataforma de bibliografía básica pone a disposición libros a texto completo, presentes en los programas de estudios de las carreras impartidas por la Universidad, albergando en la actualidad un total de 800 títulos. Asimismo, en el mes de septiembre de 2020, la Universidad de Concepción, a través de Bibliotecas UdeC, se adscribió al Consejo Internacional de Archivos (ICA = International Council of Archives); esta membresía es específicamente en la Sección de Archivos Universitarios e Instituciones de Investigación (SUV).

De modo complementario, a partir de enero del 2020, con el objetivo de proveer el acceso remoto, a los usuarios de biblioteca respecto de los recursos digitales suscritos, se adquirió el software EZProxy, un servidor proxy basado en Web, que permite la autenticación a recursos de acceso restringido en base a rangos de IPs institucionales, lo que requirió configurar un servidor dedicado, sobre una máquina virtual, bajo sistema operativo Linux, específicamente CentOS 8. En marzo, se realizó todo el proceso se configuración de EZProxy, se comenzó la configuración de todas las stanzas (enlaces Web de cada recurso digital) y, posteriormente, la autenticación de usuarios con respecto al sistema de bibliotecas Aleph, mediante protocolo SIP2. Finalmente, EZproxy entra en producción el mes de abril del año pasado, permitiendo que todo usuario, que desee acceder a recursos a texto completo suscrito por biblioteca, lo puede realizar desde cualquier punto de acceso a internet y browser de forma transparente, a través de un solo formulario de autenticación.

En apoyos realizados hacia otras reparticiones, se implementó un repositorio de datos, iniciativa que surge en el 2020 como una necesidad planteada desde la Vicerrectoría de Investigación y Desarrollo, en conjunto con la Dirección de Bibliotecas. El objetivo fue poner a disposición los datos concernientes a investigaciones asociadas con trabajos de publicación científica. Para ello, se implementó Dataverse, aplicación web de código abierto para compartir, preservar, citar, explorar y analizar datos de investigación. La implementación comenzó en el mes de septiembre del año pasado y, al igual que otras plataformas, también se optó por configurar una máquina virtual, basada en sistema operativo Linux, específicamente CentOS 8. Actualmente, la plataforma se encuentra en la fase de prueba y aprendizaje, para entrar en producción el primer semestre de este año.

Asimismo, se creó el repositorio institucional que, por muchos años, fue administrado de forma externalizada. A fines del año 2019, se gestionó la infraestructura y con ello se realizó toda la configuración del servidor del nuevo repositorio institucional, utilizando la última versión 6.X de DSpace, instalado sobre una máquina virtual, bajo el mismo sistema operativo Linux. Así, a partir de enero de 2020, después de realizado todo el proceso de migración, el repositorio entra en producción, inicialmente con 2150 tesis migradas. Actualmente, concentra alrededor de 3400 tesis publicadas a texto completo y administrado en su totalidad por la Dirección de Tecnologías de la Información y por la Dirección de Bibliotecas UdeC. El objetivo de este trabajo es preservar y difundir el patrimonio intelectual de la Universidad de Concepción de Chile a través de una interfaz segura y accesible.

Por último, el proceso encapsulado de tesis tiene como objetivo publicar todas aquellas tesis que no cuentan con autorización del autor. Sin embargo, a través de este proceso, se resguarda el contenido de ser difundido, a través de las restricciones siguientes: en primer lugar, el acceso es solo a la comunidad UdeC y la segunda restricción tiene relación con la imposibilidad de realizar copias y/o difusión de la obra, es decir, solo acceso a lectura en línea. Para el proceso de encapsulado se utiliza el software FlippingBook Publishing, el cual permite transformar archivos PDF estáticos a HTML5, dando efectos de libro digital o posibilita hojear la página acercándola a la realidad. Actualmente, se encuentran encapsuladas alrededor de 1800 tesis, todas las cuales están en proceso de publicación en el repositorio tesis institucional.

De modo específico, algunas iniciativas que se realizaron en Editorial UdeC fue la construcción de una página web estandarizada, activa y útil que hiciera visible la producción editorial de la Universidad de Concepción, lo que ha provocado un aumento sostenido de número de visitas, con un total de 12.628 en 2020. Entre las posibilidades que ofrece la página web, se encuentran información sobre servicios de la editorial, inclusión de fichas técnicas y muestras de cada una de las obras publicadas con datos de los autores; versiones digitales a texto completo, liberadas; botones de vínculos con sitios Revistas Académicas, Atenea, redes sociales; inclusión de informaciones sobre la actividad y noticias de la editorial (concursos para autores, presentaciones de libros, coloquios, notas de prensa, etc.). En paralelo, también se implementó la venta de libros en línea con el objetivo de generar un espacio virtual de venta de libros publicados por Editorial UdeC y potenciar así la vinculación tanto con investigadores como el público general en “Tienda Virtual” de la Universidad.

Otra iniciativa muy relevante de la Editorial UdeC fue la creación de la Plataforma de Revistas Académicas UdeC, en conjunto con la Dirección de Bibliotecas y la Dirección de Tecnologías de la Información. Esta propuesta buscaba reunir en un solo sitio la totalidad de las revistas de investigación de la UdeC, ordenar su actividad, mejorar la gestión editorial de los equipos de las publicaciones periódicas institucionales, estandarizar las publicaciones académicas según las normas internacionales, ofrecer a las revistas la base imprescindible para postular a indexaciones relevantes, generar información bibliográfica y realizar estudios bibliométricos. Entre las acciones realizadas, se muestran:

1. Montaje de portal para revistas sobre software OJS versión 3.0.1 marzo-junio/19.
2. Lanzamiento de Plataforma de Revistas Académicas. 12 revistas asociadas agosto/19.
3. Capacitación de equipos editoriales septiembre – diciembre 2019.
4. Reporte Bibliométrico sobre Revistas Académicas de la Universidad de Concepción diciembre/19.
5. Traspaso de DOI SCIELO a DOI Institucional enero/20.
6. Migración a versión OJS 3.2.1 marzo/20.
7. Creación de instancia OJS para 8 nuevas revistas académicas abril-diciembre/20.
8. Postulación a Fondo de Publicaciones Científicas ANID (proyecto adjudicado en enero/21) septiembre/20.
9. Digitalización de Cuadernos de Filosofía periodo 2014-2010. Octubre/2020.
10. Digitalización de revista Atenea desde 1924-2002. Octubre/2020 a la fecha.

Además, el impacto de esta iniciativa es muy relevante, pues la plataforma se ha convertido en un recurso institucional fundamental e imprescindible para el ordenamiento, la estandarización y la base de apoyo para los procesos de indexación internacionales y cuenta con reconocimiento de las principales bases de datos internacionales (Scimago, SciELO, RedaLyC), y de universidades y centros nacionales.

De modo complementario a este trabajo conjunto, revista Atenea inició un proceso de digitalización de sus ejemplares. El proyecto consiste en contar con versiones digitales de todos los números de Atenea, desde 1924 a 2002, puesto que en 2003 la revista ingresó a Scielo, donde cuenta con versión online. El objetivo fue poner a disposición del público lector general y del mundo de las ciencias sociales y humanidades versiones autorizadas de todos los números, colaborando así con la generación de proyectos de investigación sobe la historia de la revista, por ejemplo. Además, hasta ahora, solo el sitio Memoria chilena de Biblioteca Nacional disponía de números antiguos digitalizados. Es necesario que la Universidad sea quien provea de este valioso material a los investigadores, en un sitio institucional. De allí la importancia de que los números en versión digital estén disponibles en la plataforma de la revista. Aunque la digitalización ha sido lenta, se han hecho notas periodísticas que dan cuenta del inicio de este proceso, dándole visibilidad a la plataforma y a la iniciativa.

También se avanzó en el mejoramiento de la calidad y profesionalización de la revista Atenea. Se trató de un plan de mejoramiento que comenzó el año 2018 con la contratación de la asistente técnica de la dirección, la creación de un comité editorial y la fijación de procedimientos regulares en la gestión de los artículos. En 2019, se avanzó en la renovación de normas editoriales de acuerdo con los estándares de las revistas indexadas y a las exigencias de los índices, inclusión en redes internacionales de revistas, como LatinRev (Argentina) y Latinoamericana, la inauguración de una sección nueva (“Heterogénea”) y la incorporación de dosieres. Además, con el objetivo de independizar la revista Atenea de la editorial para que la primera se reposicione en la Universidad, en 2019 se estableció una nueva oficina para la dirección de Atenea en la Biblioteca Central.

Por último, también se produjo un mejoramiento de la transparencia y visibilización del Premio Atenea. La iniciativa consistió en realizar una serie de acciones que ayudaran a prestigiar el Premio Atenea y a aumentar su visibilidad en el país, con el objetivo es dar confiabilidad y trascendencia nacional e internacional al Premio. Uno de los cambios importantes consiste en que la revista Atenea actúa como entidad organizadora del Premio y evita formar parte del jurado, para no crear una duplicación de funciones que le resta objetividad al concurso. Además, como organizadora, procura que los miembros del jurado, que por reglamento corresponden a autoridades de la Universidad, deleguen sus funciones en colegas especialistas, con lo cual se fomenta la participación de los/as académicos/as de nuestra institución. Con esta misma finalidad, se crea cada año un comité de búsqueda con especialistas de las disciplinas involucradas en la convocatoria del concurso. Cabe señalar que tanto el Premio 2018 como el 2019 fueron otorgados a obras sugeridas por los comités de búsqueda respectivos, es decir, que se trata de obras a las que no se tuvo alcance con la convocatoria. Un tercer aspecto importante es la calidad del jurado, compuesto no solo por especialistas de la Universidad, sino de académicos/as externos de gran prestigio en sus campos, y a nivel nacional e internacional. La búsqueda de estos miembros externos se realiza respetando criterios de paridad de género y de procedencia regional, en cuanto es posible.

Así también se llevó a cabo el traspaso de la administración de los programas de diplomados desde la Dirección de Postgrado a Formación Permanente. Con ello, se produce también la reducción de horas de estos programas, la inclusión en los requisitos de ingreso de profesionales de nivel técnico superior y el aumento de la planta de funcionarios para realizar de mejor modo las tareas pertinentes.

En términos de infraestructura, a fines del año 2019, se concretó la remodelación y habilitación de las oficinas de Formación Permanente, espacio ubicado al costado del edificio de la Dirección de Tecnologías de la Información con un total de 200 mt2.

Finalmente, desde Formación Permanente a fines del año 2020, se inició el trabajo con el sistema de capacitación OTEC UdeC. El objetivo de esta actividad consiste en realizar una reestructuración para mantener y mejorar el sistema de gestión de calidad NCh 2728: 2015, en los procesos y actividades realizados por el OTEC UdeC. Para alcanzar este objetivo, se está trabajando en 3 etapas:

1. Gap análisis de requisitos NCh 2728:2015, realizada en enero 2021, donde se hizo un levantamiento de la situación actual del OTEC UdeC, para analizar su estructura actual y funcionamiento.
2. Plan de acción Auditoría de Recertificación que consiste en la actualización y mejora del sistema documental, matriz de roles y estructura del actual sistema de capacitación de la Universidad, para someterse al proceso de recertificación en julio 2021.
3. Mantención y mejora continua del Sistema de Capacitación que constituye un proceso de largo aliento, que permitirá establecer que la unidad central de este sistema esté alojada en Formación Permanente. Esta actividad se extenderá hasta diciembre 2021, fecha en que se espera terminar con las etapas diseñadas.

Otros proyectos fueron dirigidos hacia complementar los servicios habituales que DISE entrega a los estudiantes, como el estudio de puesto de trabajo de los profesionales que laboran en esta repartición lo que implicó un ordenamiento de los horarios de acuerdo con los contratos, logrando con ello una mejor atención a los usuarios y eliminar las listas de espera. En abril de 2019, se estableció, en conjunto con DTI, una aplicación que permitió pedir hora de manera virtual a través de un computador o celular para consultas médicas, nutricionistas y de matronas.

Por último, dos iniciativas tendientes a mejorar las condiciones de los estudiantes respecto de servicios de alimentación en los campus y coberturas de seguros estudiantiles en pandemia. En el primer caso, se llevó a cabo la licitación de contratos con empresas externas de alimentación, adjudicándoselo la empresa Nutriserv en diciembre de 2020 en los casinos de los tres campus, con lo cual se asegura una alimentación sana y variada de los estudiantes que ocupan este servicio. En el segundo caso, dado que algunas actividades prácticas requerían que los estudiantes las realizaran presencialmente, se realizó la activación de seguros escolares de accidentes en pandemia para actividades prácticas de estudiantes de pre y postgrado, entregándose durante todo el año 2020 la cantidad de 2.239 seguros, y solo en lo que va corrido este año, un total de 1.125 seguros.

Es así como la Dirección de Desarrollo Estratégico actualizó su estructura orgánica en noviembre de 2020, tras casi un año y medio de trabajo de análisis para su reestructuración, sumando dos nuevas unidades: Estudios Estratégicos y Planificación Institucional y Proyectos; con el objetivo de ajustar la estructura orgánica a la misión de la repartición y responder a la complejidad de los nuevos escenarios en la educación superior. El proyecto contempló un análisis de evidencia comparada para evaluar el funcionamiento de las oficinas de análisis institucional en distintas universidades a nivel nacional e internacional, así como el trabajo de análisis al interior de la repartición y con el Consejo Asesor de la Dirección, para finalmente obtener la aprobación por parte del Consejo Académico y del Directorio de la Corporación.

También durante el año 2020, se produjo el traspaso de la Dirección de Extensión a la Vicerrectoría de Relaciones Institucionales y Vinculación con el Medio (VRIM) cuyo objetivo fue fortalecer la gestión de la vinculación con el medio Institucional mediante un reordenamiento e integración de funciones y capacidades asociadas con la Extensión, que son centrales y distintivas de la dimensión. Con este cambio, se espera que se concrete:

1. Ampliar alcance de la gestión de la vinculación con el medio en la Universidad y alinearla con los requerimientos de acreditación institucional vigentes;
2. Incorporar la extensión académica y cultural a las líneas de desarrollo de la VRIM para que se realice de acuerdo con los lineamientos nacionales e institucionales del ámbito de la vinculación con el medio;
3. Potenciar la DirExt mediante la orientación de sus funciones al quehacer de la VRIM y su coordinación con las direcciones de Vinculación Social y Relaciones Institucionales;
4. Formalizar orgánicamente las funciones del Laboratorio de conservación de la Pinacoteca y del Archivo Fotográfico, que no contaban con reconocimiento en el reglamento orgánico;
5. Oficializar el rol de la DirExt en la coordinación de las entidades culturales de la Universidad y la Corporación Cultural UdeC que han avanzado hacia la bidireccionalidad de sus relaciones con el medio externo.

La propuesta fue elaborada entre noviembre de 2019 y junio de 2020 por un equipo compuesto por el Director de Extensión, los directores de la VRIM y los jefes de las unidades de vinculación de los Campus de Los Ángeles y de Chillán. Fue presentada al Consejo Académico el 21 de enero de 2021, oportunidad en que fue aprobada.

Finalmente, en este período también se ha llevado a cabo la modernización y fortalecimiento de la Unidad de Coordinación Docente Asistencial (Campos Clínicos). Este proyecto tiene como objetivo mejorar la gestión técnica y administrativa de los Convenios Asistencial–Docentes, a fin de que los y las estudiantes puedan acceder a campos de formación profesional de calidad en el área de la salud, buscando en ello el pleno desarrollo de sus competencias. La modernización y fortalecimiento consideró la conformación de un equipo de trabajo, a través de la incorporación de capacidades que están permitiendo un ordenamiento de las funciones para coordinar tanto los temas académicos como administrativos. Para ello, se preparó una propuesta base identificando las capacidades requeridas para la nueva estructura, la que fue aprobada por los Decanos/as de las Facultades del área de la Salud. En 2020 se cumplió con el presupuesto ajustado al comportamiento de los campos clínicos en pandemia, considerando que las prácticas clínicas fueron suspendidas y la apertura de cupos ha ido avanzando paulatinamente en la medida que la situación epidemiológica de salud y los aforos lo permiten, todo ello como consecuencia de las gestiones que se han realizado con las instituciones con las cuales se tienen convenios vigentes, de manera de generar los ahorros acordes al nuevo escenario. Este avance hacia la modernización de esta unidad requerirá una nueva estructura y un reglamento acorde a los nuevos requerimientos que se presenten como consecuencia de los cambios que producirá la pandemia que enfrenta el país y sus instituciones.